Finansies & besigheid

Georganiseerde kantoor = verhoogde produktiwiteit

deur Leoni Benghiat

Is jy gefrustreerd met jou gebrek aan kantoorruimte? Moet jy elke keer die hele wêreld omkeer op soek na ‘n pen? Sluk die soektog na belangrike navorsing of dokumente helfte van jou dag in?

Ja? Lees dan gerus verder…

Elke kantoor – ongeag die tipe werk – hanteer 'n oormaat papier of dokumente, en as jy nie beheer oor jou kantoorruimte en benodigdhede verkry nie, gaan jou werk daaronder ly. Maar hoe kry jy beheer?

Maklik.

Die eerste stap is om jou kantoorruimte te organiseer en ‘n stelsel in plek te kry om jouself genoeg ruimte te gee sodat jy jou werk meer doeltreffend kan doen.

Dis dus noodsaaklik om tyd af te staan om al jou dokumente en papierwerk te organiseer. Gooi alles weg wat jy voor jou siel weet jy nie weer sal benodig nie, en sorteer al die oorblywende papierwerk sorgvuldig. Die tyd wat jy nou hieraan bestee, sal jou oneindig baie tyd in die toekoms bespaar.

Ontwikkel ‘n liasseerstelsel wat vir jou kan werk. Waak daarteen om die stelsel té ingewikkeld te maak, want dan sal dit moeilik wees om te gebruik. Papierlêers en kleurkodes werk die maklikste as jy nie te veel kategorieë het nie. ‘n Effektiewe liasseerstelsel is eenvoudig: Merk jou lêers in verskillende kleure en skryf slegs die onderwerp: ‘Navorsing’, ‘Betalings’, ‘Belasting’, ‘Projekte’, ‘Korrespondensie’, ens. op die omslag. Maak seker jy gebruik ‘n lêer vir elke onderwerp. Dit vergemaklik soektogte.

As jy nie ‘n liasseerkabinet het nie, hoef jy nie spesiaal een aan te skaf nie. Maak ‘n rak in ‘n kas leeg en liasseer jou lêers in alfabetiese volgorde en/of volgens kleurkodes daarin. Of gebruik ‘n stewige boks wat jy iewers in ‘n hoek van jou kantoor kan plaas. Albei werk ewe goed.

Vir items waarna jy op ‘n gereelde, daaglikse of uurlikse basis verwys, kan jy ‘n spesifieke gedeelte op jou lessenaar gebruik om dit altyd binne bereik te hou.

‘n Liasseerstelsel is egter net so goed soos die onderhoud daarvan. Jy kan dalk voel dat dit makliker is om ‘n kleiner stelsel van lêers op of naby jou lessenaar te gebruik en dan elke week, of selfs tweeweekliks, die nodige items na ‘n permanente tuiste in die hoofliasseerstelsel oor te dra.

Hierdie stelsel werk ook baie goed vir items wat jy gereeld benodig soos huidige projekinligting of lyste van fooie, ens.

Dis belangrik om jou werkspasie so deeglik moontlik te organiseer om by jou behoeftes te pas. Moenie jou te veel steur aan die gesegde wat lui: “’n Deurmekaar lessenaar is ‘n teken van genialiteit” nie. Of jou lessenaar deurmekaar of skoon is; jy het jou eie stel vaardighede om te bied. Hier is wat die toestand van jou lessenaar volgens Business News Daily oor jou sê:
     • Maak nie saak hoe jou lessenaar lyk nie, dit verklap altyd iets van jou persoonlikheid.
     • Daar word dikwels gedink dat slordige mense ook onhigiënies is, wat nie korrek is nie.
     • Mense wat in 'n netjiese omgewing werk, voel bemoedig om goeie dinge te doen.

Hoe jou werkplek ook al lyk, maak net seker dat jy jou werkspasie ten volle benut om jou produktiwiteit tot die maksimum te verhoog. Werk slim, nie hard nie.

© 2022. SA Vryskutskrywer. Alle regte voorbehou.